Choisir un lieu en phase avec les objectifs
Une réunion bien organisée, et, qui plus est, dans un endroit finement choisi, vous donne plus de chance de bien faire passer votre message, en interne ou en externe. Ce n’est pas un secret pour aucon DRH. Mais, bien entendu, le décor ne fait pas tout. Mark Watkins, dirigeant du cabinet Coach Omnium, spécialisé dans le tourisme d’affaires, nous en dit un peu plus: « Avant de vous lancer dans la recherche du lieu adéquat, vous devez vous poser une question-clé: quid des objectifs d’une telle opération événementielle? Et, surtout, quel message doit être véhiculé? » Parce que cette analyse va permettre de mieux cibler sa recherche.

 

Ne pas faire de l’insolite juste pour le plaisir – Serge Tapia

 

La sobriété vs. luxe
Par exemple, au regard du climat d’austérité actuel, de plus en plus de sociétés recherchent désormais la sobriété, dans un souci d’image et de cohérence des messages. « On ne va pas choisir le même lieu de séminaire si l’objectif est de récompenser des commerciaux ultraperformants ou si, au contraire, il s’agit de les recadrer après de mauvais résultats », pointe, logiquement, le consultant.

Le dépaysement sans les kilomètres…
C’est la grande tendance d’aujourd’hui en matière de séminaires. « Proposer un cadre authentique, qui tranche avec la routine du travail », continue Mark Watkins. Il poursuit: « Rappelons avant tout que  c’est la rupture avec le quotidien qui permet de mieux recevoir les messages. » Sans oublier un autre intérêt propre aux séminaires de type « nature », par exemple: le fait qu’il puisse se tenir tout près de l’entreprise.

…une excellente formule
« En effet, ce n’est plus la norme de faire beaucoup de kilomètres pour organiser un séminaire, aussi convivial soit-il », indique Serge Tapia, patron de l’agence événementielle Au Service de l’événement. « Depuis plusieurs années, les entreprises privilégient, sur fond de crise, les opérations plus courtes et donc moins loin, idéalement à deux ou trois heures de leurs locaux. C’est une excellente formule. »

 

Le choix d’un lieu d’exception est toujours une bonne idée pour un séminaire, mais il ne faut pas qu’il plombe le budget de l’année non plus – Mark Watkins

 

Faire rimer originalité avec efficacité
Une formule aujourd’hui largement répandue, combinée à une recherche d’un endroit d’exception. 60 % des entreprises déclarent en effet rechercher un lieu de réunion hors des sentiers battus. Toutefois, gare à ne pas trop surfer sur l’atypisme pour impressionner le public! « L’un des pires écueils est de vouloir faire de l’insolite juste pour faire de l’insolite. En misant, par exemple, sur des lieux très reculés ou confidentiels… un scénario qui peut s’avérer risqué si le prestataire n’est pas en mesure de bien assister son client, le jour J », commente S. Tapia.

Pourquoi pas dans un musée ou un parc d’attraction
Mais comment faire, au final, pour associer originalité et efficacité sans entrer dans un terrain miné? L’idéal reste en fait de surprendre avec des valeurs sûres, sans tomber dans le conservatisme ni l’excès de fantaisie. Par exemple, en privilégiant des lieux à la fois décalés, mais aussi éprouvés: musées nationaux, monuments historiques, stations thermales, ou encore des parcs d’attraction.

Réservation: anticiper pour économiser
Tous les experts sont unanimes: pour optimiser le coût d’un séminaire, il faut se montrer attentif à la période à laquelle il va s’organiser. « Idéalement, il faut éviter les périodes les plus chargées, de mars-avril à juin, et les mois de septembre et octobre, où les lieux de séminaires, surtout à tendance exceptionnelle, sont souvent pleins », note M. Watkins. « Avec, donc, des tarifs plus élevés. Parce que si le choix d’un lieu d’exception est toujours une bonne idée pour un séminaire, il ne faut pas qu’il plombe le budget de l’année non plus! » Autant le savoir…